Перейти к содержимомуПерейти к навигацииПерейти к поиску

Незримая сила технологий

Обзор продуктов

Этот текст должен замениться Flash роликом, но если ролик так и не загрузился а Вы читаете этот текст, то у Вас нет необходимой версии Flash Player. В таком случае можете скачать последнюю версию плеера или просто перейти по следующим ссылкам-направлениям разработки ПО компании Магнетософт: Документооборот, Управление знаниями, Бюджетирование, GPS Технологии, Лесообеспечение, Логистика.

Новости: назад к списку новостей

В ОАО «Группа «Илим» успешно завершился проект автоматизации процессов управления договорно-правовой документацией на базе решения SAP Extended ECM by OpenText.

В ОАО «Группа «Илим» началась эксплуатация решения по автоматизации договорно-правовой работы. С декабря 2011 года, на предприятиях компании и в центральном офисе процессы рассмотрения и согласования договорных документов проводятся в электронном виде.

Внедрение решения на базе продукта SAP Extended ECM by OpenText стало еще одним шагом в развитии единого информационного пространства географически распределенной производственной компании. В качестве приоритетных задач для исполнителя проекта, компании ООО «АвеБрава», Заказчиком были поставлены: упорядочение хранения документации в электронном виде, систематизация контрактов, а также автоматизация процессов, связанных с движением, утверждением и исполнением договорных документов. К декабрю 2011 года все поставленные задачи были успешно выполнены, и система была введена в эксплуатацию.

В ходе реализации проекта было применено несколько интересных решений, заслуживающих отдельного упоминания. В частности, к одним из них можно отнести единый порядок размещения в системе разнородных по составу документов. Как правило, значительная часть договорной документации, обрабатываемой в компании, содержит значительные отступления от типовых форм, обусловленных, в том числе, и реализацией процесса в ERP системе. При внедрении электронные формы документов были снабжены дополнительными информационными признаками, атрибутами, отсутствующими у типовых документов в SAP ERP. Применение таких атрибутов приносит значительную пользу при автоматизации процесса, позволяя, например, идентифицировать документ, направленный на согласование, определить маршрут прохождения документа, а так же произвести выбор формы для создания договора по итогам выполнения процесса.

Автоматизация перечисленных функций позволила сэкономить рабочее время пользователей, минимизировав действия, затрачиваемые на обработку и рассмотрение документа, и значительно упростив процесс подготовки документа для дальнейшего согласования.

Группа «Илим» обладает достаточно сложной организационной структурой с применением матричных схем управления. В связи с этим, формирование списка согласующих подразделений и должностных лиц, обязательных при согласовании документа, зачастую представляет собой содержательную проблему. Для решения этого вопроса юридическим управлением компании был разработан и принят специальный стандарт, в котором приведены правила определения списка согласующих подразделений в зависимости от типа документа. Требования документа были реализованы в проекте средствами компьютерных технологий путем введения матрицы согласования. Применение матрицы согласования позволяет автоматически определять список подразделений и руководителей высшего звена, согласование с которыми является обязательным для каждого сформированного договора.
Одной из первоочередных задач реализации процесса стало требование собрать замечания к документу, полученные на различных этапах его согласования, и наглядно представить эту информацию пользователю в консолидированном виде. Анализ информации о прохождении отдельного документа, на всех этапах его жизненного цикла потребовал разработки специального журнала согласования документа. В журнале в консолидированном виде содержится история событий, произошедших с документом в процессе его рассмотрения и утверждения, что значительно сокращает затраты пользователя на поиск и сбор информации о документе. По информации в журнале можно анализировать весь маршрут документооборота, отследить комментарии пользователей, историю изменения документа и текущий статус процесса.

В ходе проекта была расширена функциональность делегирования задач и полномочий, в результате чего у пользователей системы появляется возможность отменять переданные ранее полномочия и задачи с отражением в журнале согласования.

Возможности платформы SAP Extended ECM by OpenText позволили обеспечить пользователей системы всеобъемлющей информацией, необходимой для принятия решений в процессе согласования договорных документов – это ключевая информация из модуля управления закупками и материальными потоками, из финансового модуля SAP ERP, плюс доступ к справочникам контрагентов. Специфические функциональные требования были реализованы специалистами компании «АвеБрава» путем разработки дополнительных модулей расширения стандартных возможностей платформы SAP Extended ECM by OpenText.

Автоматизация процесса ведения договорно-правовой работы стала очередным этапом развития системы управления документооборотом в Группе «Илим». «К достоинствам, с моей точки зрения (поскольку для нашей компании это актуально), можно отнести возможность очень тесной интеграции продукта с модулями системы SAP», – прокомментировала ИТ директор ОАО руппа «Илим» Ирина Пирогова.

***
Группа «Илим» — лидер российской целлюлозно-бумажной промышленности. Предприятия, расположенные в Ленинградской, Архангельской и Иркутской областях, являются ключевыми в российском лесопромышленном комплексе: на них выпускается свыше 65% всей российской товарной целлюлозы и более 25% картона. Производственные активы Группы «Илим» включают в себя филиалы компании в Коряжме (Архангельская область), Братске и Усть-Илимске (Иркутская область), а также гофрозавод в Ленинградской области. Также в состав Группы «Илим» входят лесозаготовительные филиалы в Братском и Усть-Илимском районах и лесной филиал в Коряжме
Общий годовой объем производства целлюлозно-бумажной продукции в компании превышает 2,6 миллиона тонн. На предприятиях Группы «Илим» работает более 19 тысяч человек.

(03.05.2012)

в начало страницы

Контакты:

Ваше мнение:

Есть вопросы или комментарии?

Вы можете оставить нам вопрос, замечание или комментарий с помощью этой мини-формы.