Создание новой среды поддержки процессов делопроизводства и управления документацией в "Группе "Илим"

В декабре 2011 года компания «АвеБрава» завершила проект по автоматизации процессов делопроизводства и управления организационно-распорядительной документацией в ОАО «Группа «Илим». Основными пользователями системы являются рабочий офис Генерального директора и аппарат руководителей крупных промышленных объектов группы. Ввод проекта в эксплуатацию послужил очередным этапом создания единой корпоративной интегрированной системы управления документами на платформе решений OpenText.

Проект был задуман для оптимизации работы с организационно-распорядительной документацией в компании. Автоматизации подлежали три основных группы процессов: работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа с почтовыми отправлениями, а также работа с приказами, распоряжениями и нормативными актами.

Следует отметить, что проект не коснулся процессов подготовки документов, таких как согласование и подписание документов. Однако автоматизация процессов регистрации и последующая обработка документов сами по себе дали значительные результаты.

Ранее в Группе «Илим» входящие документы регистрировались вручную в бумажных журналах регистрации. Для автоматизации этого процесса были применены специальные пользовательские формы регистрации документов. Информация, вводимая пользователем в регистрационной карточке документа, впоследствии используется для поиска документа и построения отчетов. Для генерации регистрационных номеров документов разработан особый алгоритм, реализованный с помощью специального атрибута Numerator. Данная возможность отсутствует в стандартной комплектации продукта, поставляемого компанией Опен Текст. Она была разработана компанией «АвеБрава» с учетом реалий российского документооборота. С помощью атрибута можно настроить любые правила нумерации согласно требованиям к нумерации документов, принятым в организации. В частности, по запросу Заказчика была спроектирована порядковая нумерация в пределах года по типу документа и номенклатурному номеру.

Оптимизация процесса регистрации документов оставила в прошлом бумажные журналы регистрации. Помимо этого стало возможно распределение ролей в процессе регистрации документов между сотрудниками в головном офисе и в филиалах, что оказалось ценным фактором для территориально разделенной компании.

В процессе работы регистратора используются многочисленные справочники и словари. Ведение справочной информации реализовано с помощью атрибута Lookup SQL, дополнения к стандарту от компании «АвеБрава». Указанный атрибут позволяет работать как с внутренними, так и с внешними источниками данных.

В системе реализованы журналы документов, содержащие ключевую информацию, внесенную регистраторами и играющие роль отчетов, позволяющих строить и анализировать выборки документов по ключевым атрибутам.

Среди дополнительно разработанных модулей отдельного упоминания заслуживает программа ORDSend. Этот модуль используется для отправки зарегистрированных документов на электронную почту сотрудников компании, например, для ознакомления с приказами и распоряжениями. Применение модуля позволяет запрашивать от пользователей уведомления о прочтении сообщений, формировать отчеты о доставке, и добавлять к письму файл с атрибутами отправляемого документа. Сведения об отправке, дата отправки и список адресатов отображаются в специальном атрибуте категории документа. Реализованный в функционал позволяет осуществлять отправку документов из системы для публикации на внутреннем сайте компании.

Помимо вышеперечисленного в проекте была решена задача оптимизации процесса сканирования документов. Это решение было построено с помощью программы Enterprise Scan. Пользователям предлагается на выбор несколько профилей сканирования. В зависимости от выбранного профиля, требуется заполнить определенный набор атрибутов, и в дальнейшем профиль ES самостоятельно определит место для хранения документа в заранее спроектированной структуре папок.

Проделанная работа, позволила сократить процесс бумажного документооборота и снизить временные затраты пользователя на обработку корреспонденции. В настоящее время разработанные инструменты используются в полной мере в процессе делопроизводства и управления организационно-распорядительной документацией

(01.02.2012)