Перейти к содержимомуПерейти к навигацииПерейти к поиску

Незримая сила технологий

Обзор продуктов

Этот текст должен замениться Flash роликом, но если ролик так и не загрузился а Вы читаете этот текст, то у Вас нет необходимой версии Flash Player. В таком случае можете скачать последнюю версию плеера или просто перейти по следующим ссылкам-направлениям разработки ПО компании Магнетософт: Документооборот, Управление знаниями, Бюджетирование, GPS Технологии, Лесообеспечение, Логистика.

Новости: назад к списку новостей

Интервью с ИТ директором группы ИЛИМ Ириной Анатольевной Пироговой

На вопросы отвечает Пирогова Ирина Анатольевна ИТ-директор ОАО «Группа «Илим»
1. Внедрение электронного документооборота в компании: как вы к этому пришли?
Чем было обусловлено решение о начале проекта в этой области?
Группа Илим – это вертикально интегрированная производственная компания с довольно сложной филиальной структурой, реализующая полный цикл производства целлюлозно-бумажной продукции, от лесообеспечения до реализации готовой продукции на мировых рынках. Наверное логично, что как и во многих других индустриальных гигантах, занимающих лидирующее положение в своей отрасли, большинство процессов управления у нас централизованы. Это касается, в частности, задач ведения корпоративной отчетности, для которых сбор и консолидация данных это достаточно трудоемкий процесс, реализуемый в несколько этапов, следующих друг за другом. Мы пришли к необходимости стартовать данный проект прежде всего для того, чтобы создать электронный архив первичных бухгалтерских документов. Потребность в таком инструменте обозначилась особенно сильно когда менеджментом компании была поставлена задача – сократить до минимума сроки закрытия ежемесячной отчетности.

2. Выбор системы: чем вы руководствовались?
Системы учета и отчетности у нас в компании реализована на базе решения SAP ERP. Выбор этот сделан уже достаточно давно, и за прошедшее с той поры время мы неоднократно имели возможность убедиться в его правильности. За годы, прошедшие с внедрения системы, она превратилась в реальный инструмент управления предприятием. С ее помощью сегодня не только выполняются такие, базовые для любого бизнеса, процессы как сбор и анализ фактических данных, или ведение всех видов учета, но и решаются весьма комплексные задачи, востребованные в большой компании, связанные с планированием производства, оптимизацией цепи поставки, и даже прогнозированием результатов деятельности.
Конечно же, занимаясь поиском подходящего решения для архива и документооборота в рамках группы, мы исходили из необходимости тесной интеграции такого приложения с нашей ERP системой. Закономерно было обратить внимание на продукт SAP Extended Enterprise Content Management от компании Open Text (далее по тексту хЕСМ) имеющей тесные отношения с SAP. В итоге именно на этом продукте и был остановлен наш выбор. Среди всех преимуществ, присущих этому решению, отдельного упоминания заслуживает прозрачность информации для внешних пользователей: так например информация, появляющаяся в архиве, немедленно становится доступной для пользователей SAP ERP, и наоборот, пользователи xECM могут находить и просматривать информацию об объектах приложений SAP, в строгом соответствии с политикой распределения прав доступа.

3. Цели, которые изначально ставились на проекте?
Для нас это была первый заказ от бизнеса на внедрение подобного рода централизованного корпоративного приложения из разряда систем для управления контентом. Необходимо также понимать, что одновременно с этим проектом в компании ведутся сразу несколько проектов по внедрению решений на платформе SAP, требующих значительного времени и усилий от специалистов Дирекции Информационных Технологий. Поэтому, не замахиваясь на первых порах на слишком многое, мы решили ограничить проект внедрением электронного архива и реализацией процедур электронного акцептования по нескольким типам документов. Однако, сами масштабы Группы, включающей три крупных промышленных предприятия, находящихся в различных часовых поясах, являются весомым фактором, влияющим на выполнение проекта, создавая порой непредвиденные сложности даже при автоматизации совсем не сложных, на первый взгляд, процессов. По времени выполнения проект был строго ограничен концом 2010 года, поскольку начало продуктивной эксплуатации архива было одним из ключевых факторов для успеха ряда инициатив по быстрому закрытию отчетности.

4. Чтобы нам было понятнее, не могли бы Вы конкретнее охарактеризовать проблемы, которые были поставлены Вашими коллегами от бизнеса?
Проблемы эти, наверное, характерны для любой компании, вне зависимости от сферы бизнеса. Они связаны с огромным количеством первичных бухгалтерских документов, таких как счета на оплату, счет фактуры, акты выполненных работ и прочее, ежедневно проходящих в компании. Вся эта груда документации, проходит ручную обработку, по большей части в бухгалтерии, по итогам которой в ERP систему заносятся реквизиты документов, делаются проводки, по бухгалтерским счетам разносятся затраты. После обработки документы идут на архивное хранение. Вся эта работа ведется постоянно как в головном офисе, так и в каждом из филиалов. А теперь попробуйте представить себе, что происходит, когда внезапно требуется обратиться к какому то из документов, находящемуся в архиве. Излишне объяснять, что поиск и извлечение архивного документа требует ручной работы и занимает немало времени. И поверьте, такие запросы на поиск документа в архиве далеко не единичны, зачастую они могут покрывать целые выборки документов, как, например, обычно и происходит при проверке контролирующими органами деятельности кого-то из поставщиков.

5. Неужели нельзя как-то проще решить эту проблему, например, копируя все проходящие бухгалтерию документы с помощью поточного сканера и помещая их файловое хранилище?

Я изначально была категорически против такого «быстрого» решения, несмотря на то, что ранее у нас в филиалах, кое-кто из Главных бухгалтеров практиковал у себя нечто подобное. Объясню почему. Кроме дешевизны, впрочем, тоже весьма сомнительной, данное решение не несет в себе ничего хорошего: образы документов, складываемые на файл сервере, не содержат никакой сопроводительной информации, а значит и найти требуемый документ не так уж просто – для этого потребуется открыть и просмотреть множество файлов. А теперь представьте себе, когда такое хранилище заработает и начнет активно использоваться в масштабах компании, как все это скажется на загрузке ИТ инфраструктуры. Размеры файла с образом документа могут составлять десятки или сотни мегабайт. Даже несколько десятков пользователей, в одно время активно работающих с подобным файловым хранилищем могут создать нагрузку, критичную не только для удаленных каналов связи, но даже и для высокоскоростной локальной вычислительной сети. Подобного развития ситуации мы не можем допустить, она чревата полным коллапсом инфраструктуры.

6. Каким же образом задача архивирования электронных документов была решена в проекте?

Еще до начала проекта мы ознакомились с опытом других компаний по внедрению электронного архива. Надо сказать, что это послужило нам большую пользу и оказало влияние на выбор проектных решений. Прежде всего, для идентификации документов было принято решение использовать этикетки с штрих-кодом. В офисах группы были оборудованы несколько рабочих мест, оснащенных специальными принтерами для нанесения штрих-кода на этикетки.
Сама процедура обработки входящего документа выглядит примерно следующим образом: на документ наклеивается штрих-код, затем документ сканируется и помещается в хранилище xECM. После такой первичной обработки, в архиве получается своего рода заготовка документа, содержащая минимум необходимой информации о документе: прежде всего это значение идентификатора штрих-кода и еще несколько служебных полей, таких как дата создания файла и некоторые другие. Основная обработка документа, и заполнение значений атрибутов в его карточке обычно происходит на последующих этапах, при проведении документа в системе SAP ERP. Получив оригинал документа в бумажном виде, бухгалтер с помощью ручного сканера считывает идентификатор штрих-кода, нанесенный на документе, при этом значение идентификатора заносится в соответствующее поле карточки объекта SAP ERP. По этому идентификатору из SAP в хЕСМ передается запрос на доступ к образ документа, который становится доступен для просмотра прямо из клиентского приложения ERP. В обратную сторону из SAP в xECM, с помощью механизма рабочих областей, поступает недостающая ранее в карточке информация, характеризующая содержание документа. Круг замкнулся. Мы можем искать документ и анализировать его содержимое в архиве, поскольку реквизиты его теперь однозначно определены, и одновременно получать доступ к сканированным изображениям непосредственно в SAP.

7. Получилось своеобразное решение, представляющее смесь двух систем.
Если не секрет, в которой из них предпочитают работать пользователи архива?
По крайней мере пока большинство наших пользователей обращается к документам в архиве из SAP GUI. Это происходит отчасти в следствие того, что большинство из них постоянно обращается в работе к транзакциям ERP, отчасти потому, что пользовательские интерфейсы там они находят для себя более удобными и привычными.

8. Скажите как было организовано управление проектом?
Мы придерживаемся нашей стандартной методологии управления проектами, которая уже давно и с успехом применяется для всех ИТ проектов в группе. Одним из принципиальных для нас моментов служит то, что на каждом проекте вместе со специалистами подрядчика работает достаточное количество наших внутренних консультантов, на которых, впоследствии, будут возложены задачи текущей поддержки работы приложения. Основные работы по проекту проводились в головном офисе группы. Для основных филиалов были разработаны индвидуальные решения, представляющие собой реплику центрального архива, способную работать автономно. Настройка решений в филиалах производилась выездной бригадой, составленной из специалистов проектной команды.

9. Что в итоге получилось, а что быть может не совсем? Какими секретами вы готовы поделиться с теми, кто еще только планирует подобные проекты?
Считаю, что мы достигли всех целей, поставленных перед проектом, и успешно перешли к продуктивной эксплуатации. Конечно, это достижение стало возможным, прежде всего благодаря хорошей работе проектной команды состоящей из сотрудников Группы Илим, как ИТ специалистов, так и представителей Службы заказчика, и консультантов компании АвеБрава (*), занимающейся внедрением решений Open Text. Из не приятных для нас сюрпризов, я должна отметить некоторые нюансы политки производителя в отношении лицензирования отдельных программных модулей, за использование которых у себя в проекте вам придется доплатить. Так для нас стало большой неожиданностью, что решение по репликации копий архива в удаленные офисы не включено в стандартную поставку хЕСМ — а ведь без него распределенная система практически не работоспособна. Есть и другие недочеты, которые, впрочем, можно списать на сравнительно недавнее появление Open Text на Российском рынке. Справедливости ради стоит отметить, что в последнее время компания предпринимает определенные усилия в этом направлении. Так, в частности, Open Text, с привлечением компании АвеБрава, совсем недавно закончила работы над русифцированной версией хЕСМ for SAP, доступ к которой мы рассчитываем получить в ближайшее время.

10. Какова была реакция пользователей на появление в компании системы документооборота?
Реакция была на удивление взвешенной и спокойной. Видимо, вопрос внедрения подобной системы настолько назрел, что люди были уже внутренне готовы к ее появлению. Для пользователей не служит препятствием в работе даже англо-язычный интерфейс. Хотя большинство наших сотрудников, особенно в филиалах, не владеет английским языком, люди пройдя краткий курс обучения работе в системе и овладев базовыми навыками начинают активно работать с архивом и документооборотом.

11. Каковы ваши впечатления от знакомства на практике с продуктом xECM компании Open Text?
Как и любой другой программный продукт, xECM имеет свои достоинства и недостатки. К достоинствам, с моей точки зрения (поскольку для нашей компании это актуально), можно отнести возможность очень тесной интеграции продукта с модулями системы SAP. К сравнительным недостаткам отнесу то, что бросается в глаза всем тем, кто привык работать в SAP – к сожалению не проработаны средства реализации много-звенного ландшафта (тест-качество-продуктив), нам приходится решать эту задачу самостоятельно с привлечением специалистов АвеБрава; не достаточно гибкое, если сравнивать с SAP ERP, управление доступом к объектам; из неудобств пользовательского интерфейса пожалуй основное – ориентированность на работу мышью.
Но основной проблемой для нас, как я уже говорила, пока остаются ограничения политики лицензирования Open Text при продаже программного обеспечения через каналы SAP. Хочется верить, что наши пожелания будут услышаны и учтены в скорейшем времени.
12. Планируете ли вы дальнейшее развитие проекта и в каких направлениях оно будет происходить?
По результатам опыта использования решения хЕСМ for SAP в рамках первого «пилотного» проекта, на котором мы опробовали, пусть пока и в небольшом объеме, функции работы с архивом и «обкатали» возможности по организации документооборота, мы убедились в правильности своего выбора. В конце прошлого года у нас стартовали еще два проекта развития системы управления документооборотом с целью поддержки бизнес-процессов компании – это управление организационно-распорядительными документами и автоматизация процесса ведения договорно-правовой работы в компании.
13. Можно ли сравнить внедрение ЕСМ и ERP систем, и что из них далось проще в вашей компании?
Мне кажется, что для нас такая постановка вопроса не совсем корректна, мы не внедряем ЕСМ в общепринятом понимании. Для нас – это не отдельная система. Это развитие единой корпоративной системы управления предприятием. Это так же, как включение нового модуля, новой функциональности или развитие уже существующей. Конечно область управления контентом имеет свою специфику. Например, здесь нет необходимости в достаточно жесткой регламентации процессов, присущей учетным системам — в принципе в архив должны поступать очень разные документы, весьма «разношерстные» по структуре хранимой в них информации и атрибутам. В этом плане не всегда все можно предусмотреть заранее, решение должно быть гибким, в каждом отдельном случае мы должны обеспечить для бизнеса возможности хранения и поиска необходимых документов. Кроме того сами объемы хранимой и передаваемой по сети информации для системы управления контентом на порядок выше чем для транзакционных ERP систем. Это, в свою очередь накладывает дополнительные требования к инфраструктуре передачи данных, особенно при наличии больших удаленных филиалов, как в нашем случае. Самое интересное, как всегда, кроется в деталях.

  • компания “АвеБрава” входит в группу “Магнетософт”

(20.04.2011)

в начало страницы

Контакты:

Ваше мнение:

Есть вопросы или комментарии?

Вы можете оставить нам вопрос, замечание или комментарий с помощью этой мини-формы.