Перейти к содержимомуПерейти к навигацииПерейти к поиску

Незримая сила технологий

Обзор продуктов

Этот текст должен замениться Flash роликом, но если ролик так и не загрузился а Вы читаете этот текст, то у Вас нет необходимой версии Flash Player. В таком случае можете скачать последнюю версию плеера или просто перейти по следующим ссылкам-направлениям разработки ПО компании Магнетософт: Документооборот, Управление знаниями, Бюджетирование, GPS Технологии, Лесообеспечение, Логистика.

Новости: назад к списку новостей

Магнетософт завершил проект интеграции ERP-системы SAP R/3 ОАО "Монди СЛПК" и системы ЭТРАН ОАО "РЖД".

На ОАО «Монди Сыктывкарский ЛПК», одном из крупнейших в России предприятии целлюлозно-бумажной промышленности, успешно реализован проект по реинжинирингу процесса ввода и обработки транспортных документов по железнодорожным перевозкам и интеграции ERP-системы предприятия с системой ЭТРАН ОАО «РЖД».

Основная производственная площадка компании – целлюлозно-бумажный комплекс, расположенный в окрестности г. Сыктывкара. В силу географического местоположения более 80% грузов перевозятся по железной дороге. Таким способом на предприятие ежедневно поступает более 1 000 тонн грузов. В обратном направлении, со складов предприятия в месяц отгружается порядка шестидесяти тысяч тонн бумажной продукции в различные точки России и Зарубежья. Общий грузооборот предприятия, суммарно по вагонам и контейнерам, достигает двухсот единиц транспорта в день.

Процессы приема и отправки грузов сопряжены с обработкой и учетом большого количества сопровождающих первичных документов. К каждому грузу прилагается железнодорожная накладная, а так же расчетные документы поставщиков ж/д-услуг (счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.). При обработке транспортных документов, содержащаяся в них информация должна быть переведена в электронный вид, в том числе для своевременного и правильного отражения затрат по ним в бухгалтерском учете предприятия. Это серьезная задача, учитывая, что требуется обработать более тысячи документов в месяц.

Дефицит оперативной информации в системе SAP R/3 о грузах, поступающих по железной дороге, оказывал негативное влияние на работу логистической цепи. Недостатки в планировании перевозок и задержки в обработке транспортных документов оборачивались простоем железнодорожного транспорта на территории предприятия. Это не удивительно, ведь процесс ввода данных в систему, дальнейшая их сверка, обработка и анализ требуют огромного количества ручного труда. К тому же, ручной ввод информации в систему создает множество ошибок, в том числе в учете и отнесении затрат.

Проект реинжиниринга процесса ввода и обработки в системе SAP R/3 транспортных документов по железнодорожным перевозкам ставил перед собой следующие цели:

  • Упрощение обработки информации по поступающим железнодорожным документам;
  • Сокращение трудозатрат на обработку транспортных документов;
  • Совершенствование возможностей анализа транспортных затрат.

В проекте одновременно решался целый ряд задач, включая:

  • Совершенствование процесса учета затрат за железнодорожные перевозки;
  • Сокращение трудоемкости обработки информации по поступающим железнодорожным документам;
  • Оптимизация контроля расчетов по железнодорожному тарифу при расчетах с железной дорогой;
  • Повышение прозрачности и ускорение движения информации по железнодорожным документам;
  • Надлежащее обеспечение подразделений предприятия необходимой информацией о поступающих и исходящих грузах.

Изменения, связанные с реинжинирингом процесса, существенно затронули функции сотрудников трех отделов предприятия: Отдела логистики, Отдела закупок основных материалов и Бухгалтерии.

Работы были выполнены силами компании «Магнетософт», совместно со специалистами ОАО «Монди Сыктывкарский ЛПК».

В ходе проекта были выполнены следующие работы:

1. Интеграция системы SAP R/3 ОАО «Монди Сыктывкарский ЛПК» с системой ЭТРАН ОАО «РЖД» в части обмена информацией о железнодорожных перевозках, путем автоматической загрузки данных по железнодорожным накладным из системы ЭТРАН в систему SAP R/3. Актуальные данные по железнодорожным перевозкам поступают с периодичностью в 10 секунд, что позволило обрабатывать ж/д накладные до прихода на предприятие бумажных оригиналов.

2. Разработка методологии учета затрат на железнодорожные перевозки в системе SAP R/3. В основу изменений процесса обработки транспортных документов были положены следующие принципы:

  • Каждой ж/д-накладной должен быть сопоставлен закупочный заказ;
  • Каждой ж/д-накладной на отгрузку готовой продукции должно быть присвоено условие поставки груза (инкотермс) и номер поставки на отгрузку;
  • Формирование бухгалтерских проводок только по расчетному документу (счету-фактуре) за железнодорожные услуги. Исключена практика проводок по каждой накладной;
  • Отражение в системе затрат по провозным платежам (ж/д-тариф), выставленным в счет-фактуре, единой бухгалтерской проводкой, со ссылкой на закупочный заказ;
  • Использование оптимального варианта распределения функций обработки транспортных документов по железнодорожным перевозкам между подразделениями предприятия.

3. Автоматизация процесса обработки в системе SAP R/3 железнодорожных документов (ж/д-накладных и расчетных документов) по услугам, оказываемым ОАО «РЖД» и компаниями-экспедиторами. Автоматизации подлежали следующие процессы:

  • Ручной ввод данных по накладным, отсутствующим в ИСУЖДП;
  • Формирование системного документа поступления материала по дате перехода права собственности на условный склад (для входящих грузов на закупку ТМЦ, находящихся в пути или прибывших на предприятие), и, одновременно, привязка накладной к закупочному заказу;
  • Привязка накладной на возврат транспортного средства, которым была произведена доставки ТМЦ, к накладной поставки ТМЦ и закупочному заказу;
  • Присвоение накладной на отгрузку готовой продукции номера поставки на отгрузку и условия поставки (инкотермс), один раз в сутки, в фоновом режиме;
  • Формирование системного документа приемки работ/услуг по накладным, не связанным с закупкой ТМЦ, с привязкой накладной к закупочному заказу;
  • Формирование системного бухгалтерского документа счета-фактуры по расчетному документу за предоставленные услуги по ж/д-перевозкам от ОАО «РЖД» и компаний-экспедиторов.

В результате изменений в процессе ввода и обработки транспортных документов по ж/д-перевозкам, функции по обработке ж/д-документов были распределены следующим образом:

1. Обработка ж/д-накладных на закупку ТМЦ: Отдел закупок основных материалов.

По мере поступления в систему SAP R/3 накладных на закупку ТМЦ инженер Отдела закупок основных материалов формирует в системе листинг с перечнем накладных и производит присвоение каждой накладной заказа на закупку материала. Система автоматически формирует документ поступления материала на условный склад по каждой накладной. Для накладных, по которым было выполнено поступление материала, система предлагает соответствующую накладную на возврат транспортного средства. После подтверждения инженером правильности выбора накладной на возврат система автоматически присваивает данной накладной заказ на закупку материала.

В случае отсутствия в системе накладной инженер Отдела закупок заносит данные по ней в систему в программе ручного ввода данных по накладной, после чего обрабатывает данную накладную в листинге.

2. Обработка ж/д-накладных на отгрузку готовой продукции: автоматически, системой SAP R/3.

Ежедневно системой SAP R/3 производится автоматическое, без участия пользователя, присвоение номера поставки на отгрузку и условия поставки соответствующей ж/д-накладной на отгрузку готовой продукции.

3. Обработка расчетных документов за предоставленные услуги по ж/д-перевозке: Отдел логистики и Отдел бухгалтерии.

По мере поступления расчетных документов за предоставленные услуги по ж/д-перевозкам, инженер Отдела логистики формирует в системе листинг с перечнем всех накладных, перечисленных в расчетном документе. Инженер производит сверку по каждой накладной данных, указанных в расчетном документе, с данными системы, а также присваивает номер расчетного документа накладным листинга. Для накладных, не связанных с закупкой ТМЦ, система автоматически присваивает закупочный заказ и формирует документ приемки работ/услуг по накладным.

В случае отсутствия в системе накладной инженер Отдела логистики заносит ее данные в систему в программе ручного ввода данных по накладной, после чего обрабатывает накладную в листинге.

После обработки расчетного документа инженер Отдела логистики передает его в бухгалтерию. Бухгалтер формирует в системе листинг с перечнем всех накладных из расчетного документа. Для этого ему достаточно указать номер расчетного документа, присвоенный накладным инженером Отдела логистики на этапе сверки данных по расчетному документу. Бухгалтер сверяет итоговую сумму из расчетного документа с итоговой суммой листинга. Система автоматически формирует системный документ счета-фактуры, со ссылкой на закупочные заказы.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА.

Реинжиниринг процесса обработки транспортных документов и интеграция системы SAP R/3 с системой ЭТРАН позволили предприятию:

  • Автоматизировать контроль расчетов за железнодорожные услуги. Повысить прозрачность затрат за железнодорожные перевозки. Вести оперативный учет и контроль начисления провозных платежей. Ускорить взаиморасчеты с контрагентами.
  • Вести в системе управления ресурсами предприятия учет провозных платежей по конкретной транспортной единице и ассортименту продукции, что немаловажно для построения аналитических отчетов, необходимых для принятия управленческих решений по снижению транспортных затрат.
  • Существенно сократить объемы бумажного документооборота.
  • Обеспечить специалистов подразделений предприятия необходимой информацией о поступающих и исходящих грузах для оперативного контроля и анализа железнодорожных перевозок предприятия.
  • Ускорить взаимодействие подразделений в процессе работы с транспортными документами. Упростить процесс обработки транспортных документов и создать оптимальный вариант распределения функций по обработке транспортных документов по железнодорожным перевозкам между подразделениями предприятия.
  • В результате реинжиниринга из процесса обработки транспортных документов полностью была исключена операция формирования бухгалтерской проводки в системе по каждой ж/д-накладной. Трудозатраты Отдела бухгалтерии по данной операции составляли ранее порядка шестидесяти человеко-часов в месяц.
  • До проекта сверку данных по расчетным документам помимо Отдела логистики производил также Отдел бухгалтерии. После проекта данная функция целиком легла на Отдел логистики.
  • Существенно сократить время и трудозатраты на обработку транспортных документов (ж/д-накладных, расчетных документов). По результатам внедрения проекта суммарные трудозатраты на обработку транспортных документов сократились примерно в три раза.

(30.04.2009)

в начало страницы

Контакты:

Ваше мнение:

Есть вопросы или комментарии?

Вы можете оставить нам вопрос, замечание или комментарий с помощью этой мини-формы.