Перейти к содержимомуПерейти к навигацииПерейти к поиску

Незримая сила технологий

Обзор продуктов

Этот текст должен замениться Flash роликом, но если ролик так и не загрузился а Вы читаете этот текст, то у Вас нет необходимой версии Flash Player. В таком случае можете скачать последнюю версию плеера или просто перейти по следующим ссылкам-направлениям разработки ПО компании Магнетософт: Документооборот, Управление знаниями, Бюджетирование, GPS Технологии, Лесообеспечение, Логистика.

Документооборот: назад к секции "Документооборот"

Draftsman

Введение

Draftsman – эффективное средство управления архивом технической документации, в который поступает большой объем бумажных и электронных технических документов (конструкторская и технологическая документация, чертежи, схемы, карты, текстовые и табличные документы, спецификации, ведомости и т.п.) разных форматов (от А5-А4/2 до нескольких А0) и разного количества листов.

1. Назначение приложения

Веб-приложение «Система управления архивом технической документации Draftsman» позволяет:

  • Записывать в электронный архив “электронный образ документа” бумажных документов, либо “электронные документы”, разрабатываемые с использованием САПР;
  • Согласовывать проекты документов внутри системы до получения финальных версий;
  • Обеспечивать с использованием web-интерфейса оперативный доступ для работы с архивом: поиск технической документации, просмотр технической документации;
  • Создавать отчеты о движении документов, их наличии и проведенных операциях.

2. Описание автоматизируемого процесса

Система рассчитана на пользователей, подключенных к внутренней сети предприятия (Интранет). Дополнительно реализован VPN-доступ к приложению для обеспечения оперативного доступа к технической документации со стороны различных инженерных служб. Общее количество пользователей не ограничено. В Системе также реализован двуязычный интерфейс, благодаря чему с одним и тем же документом могут работать как русскоязычные, так англоязычные пользователи.

Проектирование новых объектов, реконструкция, ремонт, регламентное обслуживание и эксплуатация существующих объектов сопровождаются созданием технических документов, которые регистрируются в электронном архиве с помощью регистрационных карточек. В Системе существует возможность создания карточек документов на основе уже существующих, а также автоматическая регистрация на основе файла описи.

Заполнение реквизитов документов осуществляться преимущественно путем выбора необходимого значения из электронного справочника (словаря). Возможно установить любые связи между справочниками для структурирования и автоматической фильтрации данных. При этом пользователь может воспользоваться списком возможных значений или же заполнить определенные поля на основе иерархической структуры.

Кроме того, Электронный архив технической документации обеспечивает возможность согласования и утверждения проектов документов в рамках системы. В результате взаимодействия внутри системы Руководителя проекта, Экспертов и Разработчика разрабатывается финальная версия чертежа для проведения работ, которая отправляется Подрядчику. Ключевой особенностью Электронного технического архива является возможность создания необходимого количества версий документа. Версионность документа также предусматривает возможность хранения резолюций, вопросов и ответов на замечания к каждой версии документа.

Журнал движения документов позволяет отслеживать все действия, произведенные над документами, в рамках согласования.

Документы из бумажного архива попадают в Систему путем поточного сканирования и ввода электронных образов финальных версий в систему. Тем самым достигается консолидация архивных и поступающих документов в одном месте.

Найти нужный документ можно по его атрибутам в таблице документов, либо воспользовавшись иерархическим представлением хранилища. Как в первом, так и во втором случае доступны функции расширенного поиска.
Визуально пользовательское представление может настраиваться с помощью скрытия/отображения полей, изменения их размеров и взаимного расположения (перетаскивание drag&drop). В зависимости от специфики работы с архивом каждый пользователь может создавать и сохранять набор табличных или иерархических представлений и в будущем быстро загружать нужное представление из списка.

В условиях, когда конструкторская документация является одним из основных ресурсов предприятия, необходима надежная многоуровневая защита данных от несанкционированного доступа. Доступ к тем или иным документам регулируется множеством параметров (в зависимости от работы в проекте, принадлежности к производству или цеху и др.), которые настраиваются индивидуально и по ролям.

Для совместной работы над документами в Электронном архиве могут быть опубликованы файлы коллективного доступа. Благодаря этому, пользователь получает доступ не только к готовым чертежам, но и к вспомогательной документации, которая может понадобиться при проектировании.

Электронный архив технической документации взаимодействует с офисными приложениями:

  • Реализован импорт регистрационных карточек из MS Excel;
  • Карточку документа и Перечень замечаний к каждой версии можно экспортировать в MS Word;
  • Сформированный на основе фильтрации и сортировки отчет можно выгружать в MS Excel для дальнейшей обработки.

3. Роли пользователей

В системе предусмотрены следующие роли:

  • Архивариус
    • Создание регистрационных карточек документов;
    • Прикрепление к регистрационным карточкам документов электронных образов бумажных документов и электронных документов;
    • Аудит базы документов;
    • Удаление регистрационных карточек документов;
    • Просмотр Перечня замечаний к версиям документов;
    • Ведение справочников;
    • Ведение Журнала отправки документов.
  • Разработчик
    • Создание и поиск своих регистрационных карточек;
    • Прикрепление к регистрационным карточкам электронных образов бумажных документов и электронных документов;
    • Создание версий документов.
  • Руководитель проекта
    • Поиск и просмотр регистрационных карточек документов;
    • Просмотр прикрепленных к регистрационным карточкам документов электронных образов бумажных документов и электронных документов;
    • Просмотр Перечня замечаний к версиям документов;
    • Изменение статуса документов;
    • Подготовка и печать отчетов;
    • Просмотр Журнала движения документов;
    • Просмотр Журнала отправки документов.
  • Эксперт
    • Поиск и просмотр регистрационных карточек документов в соответствии с пра-вами доступа;
    • Просмотр прикрепленных к регистрационным карточкам документов электрон-ных образов бумажных документов и электронных документов.
  • Подрядчик
    • Поиск и просмотр регистрационных карточек в соответствии с правами доступа;
    • Просмотр прикрепленных к регистрационным карточкам электронных образов бумажных документов и электронных документов.
  • Пользователь
    • Поиск и просмотр регистрационных карточек в соответствии с правами доступа;
    • Просмотр прикрепленных к регистрационным карточкам электронных образов бумажных документов и электронных документов.
  • Администратор
    • Распределение прав пользователей.

В системе есть возможность добавить новую роль и удалить существующую. Для того чтобы просмотреть роли, необходимо перейти по соответствующей ссылке в разделе «Администрирование»

4. Вход в систему и общий вид приложения

При входе в систему производится автоматическая аутентификация (используя возможности MS Active Directory) – без ввода имени пользователя и пароля. Имя пользователя представляет собой ссылку на информацию о его правах в системе: его роль и доступный функционал.

Стандартная страница приложения состоит из навигационной панели и панели содержания. Панель содержания отображает непосредственно ту информацию, которая содержится в выбранном разделе.

На панели навигации представлены ссылки на разделы приложения:

  • Cоздать
  • Поиск карточки
  • Личные настройки
    • Шаблоны карточек
    • Ваши табличные представления
    • Ваши иерархические представления
    • Выбор языка
  • Администрирование
    • Роли
    • Внутренние пользователи
    • Внешние пользователи
    • Обязательные атрибуты
    • Настроить справочники
    • Редактировать справочники
    • Установить связи
    • Редактировать связи
    • Журнал движения документов
  • Справка

5. Регистрация и согласование документов

Создание регистрационной карточки документа

Регистрации подлежат все имеющиеся документы. Регистрационная карточка документа представляет собой набор реквизитов для удобного поиска и классификации списка найденных документов. Интерфейс создания карточки представлен на рис. 1.

Заполнение реквизитов карточки осуществляется как путем ввода значений с клавиатуры, так и путем выбора необходимого значения из электронного справочника. После каждого шага заполнения осуществляется автоматическая фильтрация содержания выпадающих списков на основе имеющихся связей между справочниками (для уменьшения диапазона возможных значений и упрощения заполнения).

Рисунок 1.

Сохранение регистрационной карточки документа невозможно, если не заполнены обязательные поля. Тем самым обеспечивается автоматическая проверка на полноту и корректность введенных данных. Создание карточки завершается прикреплением к ней самого документа в электронном виде, который выбирается в файловой системе компьютера при помощи кнопки «Обзор…». Когда РК документа заполнена, появляется возможность просмотреть ответственных за документ (рис.2), которые автоматически определяются системой на основе данных о проекте, производстве, цехе и дисциплины.

Рисунок 2.

Электронный архив технической документации обеспечивает возможность согласования и утверждения проектов документов в рамках системы. В согласовании участвуют следующие роли пользователей:

  • Разработчик – регистрирует проекты документов, прикрепляет к ним файлы чертежей, отвечает на замечания экспертов, создает новые версии документов;
  • Архивариус – регистрирует документы из бумажного архива или файла описи, контролирует правильность оформления карточек документов, отправляет документы на согласование или на коррекцию;
  • Руководитель проекта – координирует процесс согласования, вводит резолюции, отправляет документы в работу или в архив;
  • Эксперт – вводит замечания к версиям документа;
  • Подрядчик – запрашивает пакет документов для проведения работ.

Инструментом согласования являются Личные кабинеты пользователей:

Рисунок 3.

Карточки группируются в пакеты и проходят весь путь согласования как связанные документы. Резолюции к пакетам оформляются в виде сопроводительного сообщения (письма). Существует возможность заполнить Комментарий и добавить Прикрепленные файлы для каждой РК (см. рис. 4).

Система контролирует своевременность действий согласующих. Если на полученное сообщение не отправлен ответ, оно окрашивается в желтый цвет за день до наступления контрольной даты. По истечении срока исполнения – в красный.

Рисунок 4.

Любой документ в архиве имеет определенный статус, который отражает участие документа в каком-либо процессе в рамках документооборота. Статус документа присваивается документу автоматически, изменяется в ходе согласования и может иметь одно из следующих значений:

  • В разработке;
  • На экспертизе;
  • В доработке;
  • Архивный;
  • На коррекции.

В таблице приведены условия присвоения документу того или иного статуса:

Статус Описание
В разработке Регистрационные карточки Автора и Архивариуса, не отправленные на согласование.
На экспертизе Все РК в пакете, который Руководитель проекта отправил Эксперту.
В доработке Все РК в пакете, который Руководитель проекта отправил Автору.
Архивная версия Изменение статуса происходит по команде уполномоченного лица (функция в интерфейсе просмотра/редактирования РК).
На коррекции Изменение статуса происходит по команде уполномоченного лица (функция в интерфейсе просмотра/редактирования РК). Регистрационная карточка с измененным статусом становится доступной Архивариусу в Личном кабинете.

6. Поиск документов

В системе предусмотрен как табличный поиск в списке документов, так и поиск по дереву (с помощью иерархических структур) (рис. 5, 6). Как в первом, так и во втором случае доступны следующие дополнительные функции поиска:

  1. Атрибутивный поиск по всем полям;
  2. Поиск по фиксированному набору полей;
  3. Поиск в найденном;
  4. Конструктор запросов с использование логических операторов И, ИЛИ, НЕ;
  5. Фильтрация по выбранному полю;
  6. Управление активностью фильтров с помощью переключателя;
  7. Сортировка по выбранному полю.

Рисунок 5.

Рисунок 6.

Простые фильтры реализованы как выпадающие списки в шапке интерфейса:

Рисунок 7.

Параметры фильтра отображаются в нижнем колонтитуле страницы. Фильтры активизируются при помощи отметки (флажка):

Рисунок 8.

Непосредственно из поиска возможно создать регистрационную карточку документа. При этом происходит автоматическое заполнение реквизитов согласно включенным фильтрам.

Для сложного поиска с множеством условий используется конструктор запросов:

Рисунок 9.

Результатом поиска является вывод на экран списка РК документов в табличном или иерархическом представлении. Для того чтобы просмотреть РК документа, следует щелкнуть два раза левой клавишей мыши по любому полю карточки. При этом РК документа открывается в отдельном окне.

В зависимости от специфики работы с архивом каждый пользователь может настраивать табличное или иерархическое представление по своему усмотрению. Предусмотрена возможность скрывать/отображать поля с помощью контекстного меню:

Рисунок 10.

Также можно в самом интерфейсе изменять размеры и взаимное расположение полей. Пользовательское представление можно сохранить и в будущем загружать нужные представления.

7. Личные настройки

Каждый пользователь системы может настроить систему «под себя» с помощью раздела Личные настройки:

Рисунок 11.

В данном разделе доступны для просмотра сохраненные пользователем табличные и иерархические представления. Также существует возможность создавать и сохранять шаблоны карточек, которые впоследствии можно использовать для просмотра списка РК документов в иерархическом представлении:

Рисунок 12.

Здесь же пользователь может изменить язык интерфейса по умолчанию (английский или русский):

Рисунок 13.

8. Администрирование

Раздел «Администрирование» состоит из нескольких подразделов, которые предназначены для настройки и редактирования справочников и связей между ними, определения обязательных атрибутов РК, регистрации внутренних и внешних пользователей системы.

Рисунок 14.

Роли пользователей

В разделе Роли пользователей формируются списки прав по работе с компонентами системы. Содержание данного раздела представляет собой список всех существующих ролей пользователей.

Рисунок 15.

Для каждой роли проставляются отметки по тем компонентам системы, с которыми разрешено работать пользователям выбранной роли:

Рисунок 16.

Возможность редактирования, как названия роли, так и перечня соответствующих ей функций в системе предоставляется только Администратору системы. Роли могут пересекаться, то есть один и тот же пользователь может входить сразу в несколько ролей.

Внутренние пользователи

В данном разделе Администратор добавляет внутренних пользователей Электронного технического архива в роли и накладывает ограничения на доступ к тем или иным категориям документов. Внутренними считаются пользователи, имеющие учетную запись в MS Active Directory, в том числе и пользователи, имеющие доступ к приложению посредством VPN.

Перед добавлением пользователя в роль предварительно производится его поиск по его доменному имени (или части имени). Найденного пользователя добавляют путем выбора его имени в списке найденных.

Каждому пользователю соответствует список прав по работе с компонентами системы согласно выбранной роли, а также настраиваемый список ограничений на доступ к документам (профиль пользователя). Напротив каждой функции системы из выпадающих списков возможно выбрать нужную комбинацию ограничений:

  • Проект;
  • Разработчик;
  • Производство;
  • Дисциплина;
  • Стадия документа;
  • Статус документа.

Рисунок 17.

В интерфейсе также реализован поиск введенного пользователя по доменному имени (или части имени).

Внешние пользователи

Внешними считаются пользователи, которые не имеют никакого доступа к Электронному техническому архиву, но информация о них должна храниться в системе, для того чтобы учитывать отправки документов в бумажном виде. Внешними могут быть авторы чертежей, эксперты и подрядчики.

В разделе Внешние пользователи помимо контактной информации содержится привязка к компании (для Автора и Подрядчика), а также сфера компетенции (для Экспертов).
Внешний вид интерфейса представлен на рис. 18.

Рисунок 18.

Обязательные атрибуты

Данный интерфейс позволяет быстро и очень просто настроить обязательность заполнения тех полей регистрационной карточки, отсутствие значений в которых затрудняет поиск и классификацию документов. Преимуществом такого инструмента является то, что список обязательных атрибутов не закрепляется жестко и может быть изменен в любой момент (например, в связи с изменением стандартов).

Рисунок 19.

Справочники

Справочники представляют собой списки предопределенных значений, которые используются при заполнение регистрационной карточки документа. Значения справочников вводятся архивариусом на основании используемой на предприятии классификации технической документации. При необходимости между справочниками устанавливаются отношения подчиненности. В результате в интерфейсе создания РК становится возможной фильтрация данных выпадающих списков с использованием связей справочников между собой.

Рисунок 20.

Журнал движения документов

Журнал движения документов позволяет отслеживать все действия, произведенные над документами, в рамках согласования:

  • Отправлен на согласование;
  • Отдан на экспертизу;
  • Возвращен на доработку;
  • Помещен в архив;
  • Возвращен на коррекцию;
  • Отправлен в работу.

Рисунок 21.

Имеется возможность выборки событий за период. Кроме того, реализован поиск по всем полям, сортировка по возрастанию и убыванию.

9. Справка

Содержание справочного раздела состоит из двух списков:

  • Руководства пользователей;
  • Общие файлы.

Рисунок 22.

Для каждой роли в системе предусмотрен свой набор функциональных возможностей и, соответственно, свои инструкции по их использованию. Перечень справочной документации, предоставляемых Разработчиком (ООО «Магнетософт»):

  • Руководство пользователя (Администратор);
  • Руководство пользователя (Архивариус);
  • Руководство пользователя (Автор);
  • Руководство пользователя (Руководитель проекта);
  • Руководство пользователя (Эксперт);
  • Руководство пользователя (Подрядчик);
  • Руководство пользователя (Пользователь).

Разработчик несет ответственность за размещение на странице инструкций пользователей, которые представлены в виде ссылок на соответствующие файлы. При переходе по ссылке открывается системное сообщение с предложением открыть файл в формате *.pdf или сохранить его на компьютере пользователя.

Пользователи в системе не имеют возможности добавлять, редактировать или удалять файлы из списка Руководства пользователей.

В отличие от Руководств пользователей, список Общие файлы доступен для редактирования (при наличии соответствующих прав в системе). Файлы коллективного доступа размещаются в таблице:

Поле Значение
Действия Иконки-ссылки на возможные действия с записью (Редактировать, Удалить).
Описание Текстовое поле.
Прикрепленные файлы Ссылки на просмотр/сохранение файлов.
Создатель Имя пользователя, который добавил запись. Заполняется автоматически.
Дата Дата добавления записи. Заполняется автоматически.

(22.01.2008)

в начало страницы

Дополнительно:

avebrava.ru
www.avebrava.ru – сайт посвященный решениям и продуктам на платформе ContentServer от OpenText Corp.

Быстрые ссылки:

Ваше мнение:

Есть вопросы или комментарии?

Вы можете оставить нам вопрос, замечание или комментарий с помощью этой мини-формы.